En abril de 2014, Elizabeth Keathley escribió un artículo sobre las características centrales que definen un sistema DAM. A continuación, puedes encontrar esta lista que va a ser de gran utilidad cuando debas elegir tu solución DAM. Además, la DAM Foundation, en base a estas 10 características, ha desarrollado un proceso de evaluación para establecer si los proveedores de DAM pueden demostrar estas funcionalidades. En los últimos meses se han realizado varias demostraciones y la DAM Foundation ya tiene los primeros proveedores certificados. Entre ellos están NorthPlains con Xinet y WoodWing con Elvis. De este modo, System Bages te ofrece dos soluciones de calidad con el sello de la DAM Foundation.
1 Los sistemas DAM ingieren activos individualmente o en lote, permitiendo la manipulación de estos activos y de sus metadatos de forma individual o mediante acciones en lote.
2 Los sistemas DAM protegen los activos que contienen. La seguridad en un DAM se amplía hacia la definición de listas de control de acceso (ACL) para los activos y la definición de papeles para los usuarios que acceden al sistema.
3 Los sistemas DAM almacenan activos, así como binarios y metadatos. Un sistema DAM puede almacenar múltiples tipos de archivo, permitiendo la personalización de los campos de metadatos y los metadatos de aquellos campos adjuntos a los archivos almacenados.
4 Los sistemas DAM representan/transforman los activos en la ingesta en nuevas formas, como miniaturas o archivos proxy. Las nuevas formas generadas en la ingesta de activos vía transformación deberían ser todas almacenadas como partes de activos del archivo original cargado.
5 Los sistemas DAM enriquecen los activos mediante la ampliación de metadatos y métricas en referencia a la utilización y reutilización del activo durante su ciclo de vida.
6 Los sistemas DAM relacionan activos siguiendo las relaciones entre un activo original y las versiones/variantes del original. Las herramientas de versionado y control de las versiones son parte esencial de la vida de un activo en un sistema DAM.
7 Los sistemas DAM regulan un proceso estructurado en la gestión, creación y revisión de los activos con herramientas de flujo de trabajo. Vía flujos de trabajo programados, los DAM permiten una descentralización de la fuerza de trabajo para colaborar juntos en un sistema centralizado.
8 Los sistemas DAM permiten a los usuarios encontrar activos y recuperar estos activos facilitando la búsqueda mediante metadatos, colecciones, flujos de trabajo y herramientas de control de acceso. Incrementando la descubierta de activos que podrían no ser fácilmente accesibles antes de la ingesta, un DAM ayuda a los usuarios a hacer más eficiente el contenido existente para un potencial de trabajo máximo.
9 Los sistemas DAM tienen una función de previsualización que permite a los usuarios ver los activos antes de descargarlos o abrir un archivo en su propio dispositivo. Permitiendo a los usuarios rápidamente echar un vistazo a los activos buscados, sin descarga, los sistemas DAM reducen la cantidad de tiempo que los usuarios pasan en la búsqueda.
10 Los sistemas DAM producen/publican contenido proporcionando métodos donde los activos pueden ser compartidos, vinculados, o de otro modo distribuidos fuera del sistema. Esta función del DAM puede ser tan simple como generar una URL en la ingesta o tan compleja como permitir a los usuarios crear colecciones de elementos para compartir un trabajo.